Come scegliere la stampante per il tuo ufficio

Come scegliere la stampante per il tuo ufficio

Ecco la guida completa con le 7 [+1] domande che nessuno ti fa e i consigli per non sbagliare.

Quando ti trovi a dover scegliere la stampante per il tuo ufficio ti rendi subito conto che è tutt’altro che semplice, purtroppo….

Eh sì perchè esistono centinaia di modelli, con diverse caratteristiche e prezzi molto differenti.

E quindi acquistare quella adatta alle proprie necessità può facilmente mandare in confusione e trasformarsi in un enigma.

Per evitare tutto ciò ho pensato di creare questo report proprio per svelarti una serie di domande fondamentali da fare PRIMA di acquistare una nuova stampante.

Domande che di solito nessuno ti fa. E sai perché?

Semplice, i rivenditori non lo fanno apposta. Ma non hanno il tempo materiale di seguirti passo passo nel tuo acquisto, perché si devono occupare di tanti altri prodotti.

Solo che purtroppo, come in tutte le cose, quando si vuole fare un po’ di tutto, non si può pretendere di fare tutto al meglio.

In pratica la quantità pregiudica la qualità.

Io ho scelto (da oltre 20 anni ormai…) di occuparmi in maniera specifica ed esclusiva di toner rigenerati per stampanti. E quindi mi posso permettere di andare più nei dettagli della TUA situazione e delle TUE necessità particolari.

Preferisco avere meno clienti, ma quelli che ho servirli al meglio, dedicando loro tutto il mio tempo.

Mettiti comodo perché sto per regalarti una montagna di informazioni di valore che ti aiuteranno in questa scelta non facile.

Allora, visto che chi dovrebbe aiutarti a scegliere con cura la tua stampante NON ti fa le domande che dovrebbe…è meglio che sia tu a porre le giuste domande, sei d’accordo?

Ma non preoccuparti, se mi segui nella lettura ti aiuterò io!

Sei pronto? Partiamo!

DOMANDA #1: “Come faccio a sapere se è meglio la stampante a getto d’inchiostro oppure a laser?”

Per prima cosa è fondamentale capire quale utilizzo ne devi fare della stampante, in modo da valutare se è meglio sceglierne una a getto d’inchiostro oppure laser (bianco/nero o a colori).

Come sai ogni modello ha diverse caratteristiche tecniche, quindi devi considerare, a seconda delle tue necessità:

  • i formati di carta supportata e la capacità del vassoio di alimentazione
  • la risoluzione e velocità di stampa
  • la connessione wireless/ethernet/usb
  • il collegamento ai dispositivi mobili, ecc…

Se stampi soprattutto documenti in bianco e nero ti conviene sicuramente scegliere una stampante laser monocromatica.

Eh sì perché se ne scegli una a colori devi tenere conto che, nel caso in cui i colori li usi pochissimo (ad es. per stampare solo la carta intestata con il logo), questi si consumano comunque ad ogni stampa – e questo vale anche se scegli di stampare solo in nero.

E quindi è tutt’altro che conveniente, sei d’accordo?

Se invece le tue stampe sono prevalentemente a colori, puoi scegliere tra una getto d’inchiostro oppure una laser a colori. Dipende molto sia dal volume di stampe di cui hai bisogno sia dalla qualità che ti serve.

Quindi, per non sbagliare nella scelta,  è molto importante valutare PRIMA di tutto la tipologia di stampante in base al tipo di stampe che ti servono, se prevalentemente in nero o a colori.

DOMANDA #2: “Siccome stampo anche a colori, come faccio a sapere se è meglio una stampante a getto d’inchiostro oppure a laser?”

Per esempio, le stampanti a getto d’inchiostro di solito hanno una risoluzione molto più elevata rispetto a quelle laser.

Alcuni modelli montano cartucce separate per ciascun colore (nero-ciano-magenta-giallo), quindi man mano che si esaurisce un colore sostituisci solo quello.

Altre stampanti invece hanno solo due cartucce, una per il nero ed una che contiene i tre colori (tricromia). In questo caso, anche se della cartuccia a colori, per esempio, è finito solo il giallo, devi sostituire la cartuccia completa.

Le stampanti laser invece hanno sempre le cartucce (toner) con i colori separati e molto più capienti rispetto alle cartucce a getto d’inchiostro; perciò riesci a fare molte più copie e sono anche più veloci.

Per non sbagliare la tua scelta, quindi, tieni conto del volume di stampe a colori che ti servono davvero per il tuo lavoro.

Eviterai così, per es., di dover comprare troppo spesso cartucce che si esauriscono anche senza usarle.

DOMANDA #3: “Quali sono le dimensioni della stampante?”

Lo so che sembra una domanda stupida e che tu non sbaglieresti mai a prendere una stampante più grande dello spazio che hai a tua disposizione. Altri prima di te però l’hanno fatto.

Se ti sei sentito offeso dalla banalità di questa domanda, passa pure alla domanda successiva!

Sai che davvero le dimensioni contano? E non solo in certi casi… ?

Eppure si tratta proprio di una cosa che spesso non viene considerata.

Conviene veramente fare attenzione alle misure della stampante, onde evitare che, una volta arrivato in ufficio, magari non puoi metterla dove avevi predisposto.

E così ti ritrovi a dover modificare la disposizione delle scrivanie o acquistare un mobile per poterla sistemare.

Capita spesso quando magari hai una stampante e la vuoi sostituire con una multifunzione da mettere al suo posto.

Devi considerare che tutte le stampanti multifunzione di solito hanno delle dimensioni maggiori rispetto alle stampanti normali, quindi è utile non sottovalutare la cosa.

DOMANDA #4: “Meglio una stampante normale o una multifunzione?”

Inoltre tieni presente che una stampante multifunzione è molto comoda, perché racchiude tutte le varie funzioni (stampa/copia/scansione/fax) in un’unica macchina, quindi risparmi anche spazio.

Se però nel tuo ufficio utilizzi esclusivamente una multifunzione devi anche pensare che, nel caso avesse un problema, purtroppo sei completamente fermo con il tuo lavoro (non potendo fare scansioni o copie su altre stampanti).

Ti dico ancora che, se decidi di acquistare una multifunzione, ti conviene valutare se scegliere un modello che faccia anche da fax. Ci tengo a precisarlo in quanto ormai si usa pochissimo, ma è una funzione che fa salire parecchio il prezzo della macchina (quindi, se sai che non lo usi, puoi risparmiare un po’ di soldi).

Come vedi ci sono tanti accorgimenti a cui prestare attenzione. Sembrano cose banali, ma ti conviene tenerne conto quando stai per acquistare una nuova macchina per il tuo ufficio.

Le conseguenze di una scelta affrettata ti costeranno care!

Come in tante cose della vita, anche in questo caso “la fretta è una cattiva consigliera”… perché ti può portare ad agire d’impulso e a fare una scelta di cui, il più delle volte, ti pentirai poco dopo.

Nel corso degli anni della mia attività ho conosciuto diversi clienti che hanno dovuto acquistare una stampante “al volo”.

E a te non è mai successo di trovarti nella loro situazione?

Come scegliere una stampante senza avere brutte sorpreseUna delle cose più fastidiose e snervanti che ti possono capitare è che la stampante che stai usando ti molla nel  bel mezzo di un lavoro importante: tutto si blocca, si accendono tutte le luci sul display e non c’è più verso di fare delle copie.

Provi a spegnere/riaccendere la stampante, ma non cambia nulla.

Non sai più dove sbattere la testa, vorresti prenderla a pugni. Ma poi chiami il tecnico che fa le verifiche del caso e la sentenza, spesso, è una delle seguenti:

–  “C’è da sostituire un pezzo di ricambio che non arriverà prima di 8-10 gg e costa una follia…”

“Non conviene nemmeno metterci le mani, sicuramente è meglio acquistare una nuova stampante.”

Ora, premesso che ti piglia un colpo perché non ti aspettavi di dover affrontare una spesa imprevista, ma considerato che non puoi stare fermo con il tuo lavoro …

… per risolvere velocemente ti affidi al tecnico/rivenditore di fiducia che ti propone una stampante che ha subito disponibile in negozio.

Peccato che in questo caso non sempre la stampante che ti viene “appioppata” è proprio quella su misura per TE.

Certo, ti permette di non stare fermo con il tuo lavoro, ma dopo un po’ potresti avere delle amare sorprese…

… e cioè potresti scoprire che non ha delle funzioni che aveva quelle precedente (e che a te servivano) e magari ne ha altre che a te proprio non interessano e non userai mai.

Senza contare quando ti troverai a dover sostituire il primo toner … potranno essere dolori perché il più delle volte ti costa quasi quanto la stampante stessa!

DOMANDA #5:”La stampante monta il toner comprensivo del tamburo oppure separato?”

Parlando di stampanti laser c’è un’altra cosa fondamentale da sapere in fase di acquisto, ma che nessuno mai ti dice e te ne accorgi sempre dopo … (e, purtroppo, a tue spese).

Devi chiedere se monta la cartuccia (toner) comprensiva del tamburo (viene indicato come “drum”) oppure separata.

E sai per quale motivo è importante saperlo?

Perché i prezzi cambiano, non solo quelli della stampante, ma anche quelli dei toner (e – nel caso – dei tamburi) che dovrai acquistare in seguito.

E siccome è giusto che tu possa farti due calcoli prima di decidere quale stampante ti serve, questa è assolutamente una cosa di cui informarsi.

Infatti se la stampante che scegli monta una cartuccia monoblocco (toner e tamburo insieme) quando si esaurisce li sostituisci entrambi – essendo un pezzo unico – e ha un certo prezzo.

Diverso è il discorso se la stampante monta i toner separati dai tamburi. E’ vero che dovrai sostituire il toner tutte le volte che si esaurisce, ma ogni tot. toner sostituiti dovrai pure cambiare il tamburo.

Quindi, magari i toner costano un pochino meno, ma devi considerare anche la spesa da affrontare ogni tanto per il tamburo.

DOMANDA #6: “Quante copie fanno i toner previsti dalla stampante?”

La cosa forse più importante di tutte da sapere (e anche questa nessuno te la dice…) quando ti trovi a dover acquistare la tua nuova stampante è: quante copie fanno i toner previsti?

Prima di tutto devi sapere che una stampante può montare anche due tipi diversi di toner, a bassa e ad alta capacità (es. 3000-6000 copie).

Il rivenditore purtroppo non lo specifica mai in fase di acquisto. Così il più delle volte succede che quando devi ordinare il toner leggi – giustamente – il codice che compare sul toner montato nella stampante.

Peccato che quello è il toner a bassa capacità (che è sempre in dotazione sulle nuove stampanti), mentre se tu sapessi che esiste quello ad alta capacità potresti iniziare a risparmiare fin da subito!

Anche perché nel caso d’esempio che ho portato sopra non è che il toner da 6000 copie costa il doppio rispetto a quello da 3000, altrimenti ovvio che non staremo qui a parlarne…

I toner ad alta capacità, in proporzione al numero di copie che fanno, costano sempre molto meno rispetto ad un toner a bassa capacità e quindi per te risultano più convenienti.

Se non mi credi puoi fare tu stesso una ricerca su Internet scrivendo un codice qualsiasi, per esempio di una stampante HP Laserjet Pro 400 M401 e vedrai che monta sia un toner da 2700 copie che uno da 6900 copie.

Quindi, come vedi, sono ben 4200 copie di differenza e puoi verificare che il prezzo più conveniente (ma di molto!) è quello del toner più capiente.

DOMANDA #7: “E quante copie posso farci io con quei toner?”

Non so se sei al corrente, però, che il numero di copie che fa un toner – stabilito dalle case madri – viene considerato per una copertura del foglio del 5%.

Sai cosa significa?

Per capirci ti faccio un esempio pratico:

– poniamo che tu hai un toner da 1500 copie e ci stampi 1500 fogli che hanno solo l’intestazione del tuo studio;

– con lo stesso toner vuoi stampare 1500 modelli F24, ma dopo meno di 1000 copie il toner è esaurito e sai perché?

Proprio qui si spiega la differenza di “copertura del foglio” o se preferisci puoi chiamarla “intensità di stampa”.

Per intenderci, è ovvio che se stampi solo la tua intestazione usa poco toner ( la pagina è quasi completamente vuota), mentre per gli F24 di toner ne serve parecchio per stampare tutti i campi scuri (la pagina è quasi tutta piena).

Ecco perché molte volte ti sarà capitato di stupirti della durata troppo scarsa di un toner (che non ha fatto il numero di copie indicato).

Ed è solo in questi momenti che ti rendi conto di quanto è importante il tipo di stampe che devi fare – e non solo la quantità.

Quindi non devi pensare che con un toner da 1500 copie stampi 1500 fogli, perché come ti dicevo poco fa dipende dal tipo di stampe che devi fare.

Proprio per questo motivo, quando stai per acquistare la tua nuova stampante, non devi solo sapere quante copie fa il toner, ma anche quante copie ci puoi fare TU con quel toner.

Si tratta di spiegare al rivenditore che tipo di stampe devi fare per il tuo lavoro.

Solo così riesci a capire qual è la più adatta per te, per non rischiare di trovarti a dover comprare tanti toner troppo spesso perché non ti bastano mai.

Valutando questa cosa PRIMA di comprare la stampante puoi stare certo che risparmierai un bel po’ di soldi in seguito nell’acquisto dei toner.

Ma cosa ti succede se, nella fretta e nell’impazienza, sbagli a rispondere anche ad una sola di queste domande?

Nelle pagine precedenti ho cercato di darti preziose informazioni per scegliere con cura la stampante adatta alle tue necessità.

Per ogni domanda ti ho specificato tutto ciò che devi sapere prima di valutare il tuo acquisto e i pro e contro di una scelta rispetto ad un’altra.

Certo non deve trattarsi di una decisione affrettata.

Infatti, se sottovaluti anche solo una delle domande che ti ho elencato – perché sei di fretta e non hai tempo – potresti poi davvero pentirti subito dopo della tua scelta.

E cioè ritrovarti ad avere una stampante a colori che ti consuma le cartucce senza usarle, oppure spendere molto di più di quanto immaginavi perché non hai considerato il costo del tamburo.

O ancora dover comprare più toner del previsto – e mandare in fumo il budget della cancelleria – perché la tua nuova stampante sembra che “li divori…” (se non hai considerato il tipo di stampe e il volume che ti serve per il tuo lavoro).

Ed ora l’ultima domanda che ti può salvare…

DOMANDA #8: “Esiste qualcuno che può darmi dei consigli mirati e specifici per avere la stampante che fa per me senza sbagliare?”

Di sicuro non ti conviene affidarti ai consigli di qualche amico/conoscente, oppure farti attirare da una stampante che vedi in offerta al supermercato.

Sai per quale motivo? Semplicemente perché magari chi te la consiglia – già ce l’ha e la sta usando – si trova bene ed è contento.

Solo che non è detto che abbia le tue stesse necessità, il tuo stesso numero e tipo di copie da stampare in un mese/anno.

Se invece vai al supermercato, è vero che troverai un prezzo in offerta, ma anche qui siamo da capo. Chi ti aiuta a capire se davvero è adatta al tuo lavoro? Puoi leggere velocemente le caratteristiche sulla scatola, ma non puoi certo pretendere che il commesso ti ponga delle domande per appurare che faccia al caso tuo.

Ecco perché, se non vuoi pentirti del tuo acquisto, devi rivolgerti esclusivamente a personale specializzato, che – se possibile – si occupi a tempo pieno di stampanti e toner e abbia un’esperienza ultra decennale nel settore.

Solo così sei sicuro di ricevere le risposte alle tue domande e soprattutto i consigli giusti e mirati per le tue necessità.

Ricapitolando, come vedi sono tante le cose importanti da sapere prima di decidere quale stampante acquistare per il proprio ufficio.

Ti consiglio quindi di tenere a portata di mano le domande che ti ho suggerito quando ti rechi dal rivenditore, in modo da fare davvero la scelta su “misura” per te.

In effetti sarebbe compito del personale specializzato, che magari è da decenni nel settore, farti le domande giuste per capire quale stampante è più adatta alle tue necessità.

Ma credimi che purtroppo il più delle volte non succede.

Oppure puoi anche fare tu stesso una ricerca su Internet per cercare le risposte alle varie domande.

Puoi farti un elenco di alcuni modelli tra i quali scegliere, prendendo nota per ciascuno di:

  • varie caratteristiche tecniche della macchina
  • prezzi della macchina (se stampante o multifunzione)
  • prezzi dei toner (se a bassa ed alta capacità)
  • prezzi dei tamburi – “drum” – (se separati dal toner)
  • numero di copie (considerando l’intensità di stampa di cui hai bisogno).

A questo punto ti tocca fare un lavoro accurato confrontando tutti i dati che hai raccolto e, se riesci a non “perderti” in questo groviglio di numeri, sarai in grado finalmente di acquistare la stampante giusta per te.

Ovvio che ci vuole del tempo per fare tutto ciò e soprattutto bisogna farlo in maniera precisa. E’ importante prestare molta attenzione per non rischiare di sbagliare ed evitare di trovarsi poi con una macchina non adatta alle proprie necessità.

Se invece ti rendi conto che la cosa si fa un po’ troppo complicata e non sei sicuro di fare la scelta giusta per le esigenze del tuo ufficio – e hai bisogno di consigli personalizzati – allora posso fare al tuo caso.

Scopri la consulenza “su misura” per le esigenze del tuo lavoro.

A differenza dei rivenditori in genere, io mi occupo esclusivamente di toner per stampanti e ho fatto questa scelta per aiutare e seguire i clienti nel loro acquisto.

Infatti devi sapere che per me è fondamentale avere clienti soddisfatti, che possono lavorare con la stampante che risponde esattamente alle loro necessità.

In questo modo hanno la possibilità di tagliare il budget della cancelleria, acquistando solo toner adatti al loro lavoro, evitando sprechi inutili.

Ti posso quindi offrire la mia consulenza che ho deciso di chiamare PrintHint e prevede l’analisi personalizzata di ciò che ti serve per le stampe del tuo ufficio.

Onestamente non sapevo che nome dare alla mia consulenza. Poi ho pensato ai “consigli per la tua stampante”; e in inglese print è stampante e hint è suggerimento. È stato “amore a prima vista”

A quel punto le domande le vedremo insieme. Te le farò io, e potrai star tranquillo che le risposte – con il mio aiuto –  saranno impeccabili e senza margine d’errore.

Ed è proprio dalle tue risposte che potremo insieme stabilire se la stampante che stai utilizzando ti permette di lavorare al meglio oppure se stai rischiando di buttare dei soldi che potresti risparmiare (con un’attenta valutazione comparata con la situazione attuale).

Capisci che si tratta di una consulenza che richiede un lavoro molto specifico e preciso, con valutazioni più che accurate.

Se vuoi approfittare della mia consulenza potrai evitare di buttare tanti soldi in stampanti che non fanno per te e in toner che devi cambiare troppo spesso.

E così, d’ora in poi, avrai la certezza di poter utilizzare la stampante “su misura” per il tuo lavoro e gestire al meglio il budget del tuo ufficio.

Tutto quello che devi fare è compilare un semplice form qui in basso e la consulenza ti verrà offerta gratuitamente, che ne dici?

Allora aspetto di conoscerti al più presto.

Buon lavoro

 

Paola Occelli

di Prontotoner.com

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