Come scegliere la stampante per l’ufficio

Ecco la guida completa con le 7 (+1) domande che nessuno ti fa e che ti aiuteranno su come scegliere la stampante per l’ufficio con consigli per non sbagliare.

Quando devi scegliere una nuova stampante per la tua azienda o l’ufficio, scopri subito che non è per niente semplice, purtroppo. Sì, perché esistono centinaia di modelli, con diverse caratteristiche e prezzi molto differenti.

Acquistare la stampante adatta alle tue necessità può facilmente mandarti in confusione e diventare un enigma. Per evitarti questa incombenza ho preparato una serie di domande fondamentali che devi fare al rivenditore PRIMA di acquistare una nuova stampante.

Spesso i rivenditori non hanno il tempo materiale di seguirti passo passo nel tuo acquisto, perché si devono occupare di tanti altri prodotti.

Dovrebbero aiutarti a scegliere con cura la stampante per l’ufficio, ponendoti le domande giuste per darti le informazioni di valore che ti aiuteranno in questa scelta non facile. Ma visto che non riescono a farlo, allora è meglio che sia tu a porre le giuste domande, sei d’accordo?

“Quali domande?”, dirai. Ti aiuterò a farle: seguimi nella lettura!

DOMANDA #1: È meglio la stampante a getto d’inchiostro oppure a laser?

Prima di tutto devi capire quale utilizzo fare della stampante, per valutare se è meglio sceglierne una a getto d’inchiostro oppure laser (bianco/nero o a colori).

Come sai ogni modello ha diverse caratteristiche tecniche, quindi devi considerare, a seconda delle tue necessità:

• formati di carta supportati e capacità del vassoio di alimentazione
• risoluzione e velocità di stampa
• connessione wireless/ethernet/usb
• collegamento ai dispositivi mobili, ecc.

Se stampi soprattutto documenti in bianco e nero, ti conviene sicuramente scegliere una stampante laser monocromatica.

Eh sì, perché se ne scegli una a colori devi tenere conto che, nel caso in cui usi pochissimo i colori (ad es. per stampare solo la carta intestata con il logo), questi si consumano comunque a ogni stampa – e questo vale anche se scegli di stampare solo in nero.

E quindi è tutt’altro che conveniente, sei d’accordo?

Se invece le tue stampe sono prevalentemente a colori, puoi scegliere tra una getto d’inchiostro oppure una laser a colori. Dipende molto sia dal volume di stampe di cui hai bisogno sia dalla qualità che ti serve.

Quindi, per non sbagliare nella scelta, è molto importante valutare PRIMA di tutto la tipologia di stampante in base al tipo di stampe che ti servono, se prevalentemente in nero o a colori.

DOMANDA #2: Se stampo a colori, è meglio la stampante a getto d’inchiostro o a laser?

Per esempio, le stampanti a getto d’inchiostro di solito hanno una risoluzione molto più elevata rispetto a quelle laser.

Alcuni modelli montano cartucce separate per ciascun colore (nero-ciano-magenta-giallo), quindi man mano che si esaurisce un colore sostituisci solo quello.

Altre stampanti invece hanno solo due cartucce, una per il nero e una che contiene i tre colori (tricromia). In questo caso, anche se della cartuccia a colori, per esempio, è finito solo il giallo, devi sostituire la cartuccia completa.

Le stampanti laser invece hanno sempre le cartucce (toner) con i colori separati e molto più capienti rispetto alle cartucce a getto d’inchiostro: perciò riesci a fare molte più copie e sono anche più veloci.

Per non sbagliare la tua scelta, quindi, tieni conto del volume di stampe a colori che ti servono davvero per il tuo lavoro.

Eviterai così, per es., di dover comprare troppo spesso cartucce che si esauriscono anche senza usarle.

DOMANDA #3: Quali sono le dimensioni della stampante?

So che sembra una domanda stupida e che non sbaglieresti mai a prendere una stampante più grande dello spazio che hai a disposizione. Altri prima di te però l’hanno fatto.

Sai che le dimensioni contano davvero? Eppure si tratta proprio di una cosa che spesso non viene considerata.

Conviene veramente fare attenzione alle misure della stampante, per evitare che, una volta arrivato in ufficio, ti rendi conto che non puoi metterla dove avevi predisposto. E così ti ritrovi a dover modificare la disposizione delle scrivanie o acquistare un mobile per poterla sistemare.

Capita spesso quando magari hai una stampante e la vuoi sostituire con una multifunzione da mettere al suo posto.

Devi considerare che tutte le stampanti multifunzione di solito hanno delle dimensioni maggiori rispetto alle stampanti normali, quindi è utile non sottovalutare la cosa.

DOMANDA #4: È meglio una stampante normale o multifunzione?

Tieni presente che una stampante multifunzione è molto comoda, perché racchiude tutte le varie funzioni (stampa/copia/scansione/fax) in un’unica macchina, quindi risparmi anche spazio.

Se però nel tuo ufficio utilizzi esclusivamente una multifunzione, devi anche pensare che, in caso di problemi, purtroppo sei completamente fermo con il tuo lavoro (non potendo fare scansioni o copie su altre stampanti).

Se decidi di acquistare una multifunzione, ti conviene valutare se scegliere un modello che faccia anche da fax. Ci tengo a precisarlo perché ormai si usa pochissimo, ma è una funzione che fa salire parecchio il prezzo della macchina (quindi, se sai che non lo usi, puoi risparmiare un po’ di soldi).

Come vedi ci sono tanti accorgimenti a cui prestare attenzione per scegliere la stampante per l’ufficio. Sembrano cose banali, ma ti conviene tenerne conto quando stai per acquistarne una nuova.

DOMANDA #5: Nella stampante è compreso il tamburo insieme al toner o devo acquistarlo a parte?

Se vuoi scegliere una stampante laser per l’ufficio, c’è un’altra cosa fondamentale da sapere in fase di acquisto, ma che nessuno ti dice mai e te ne accorgi sempre dopo… (e, purtroppo, a tue spese).

Devi chiedere se monta la cartuccia (toner) comprensiva del tamburo (viene indicato come “drum”) oppure separata.

E sai perché è importante saperlo?

Perché i prezzi cambiano, non solo quelli della stampante, ma anche quelli dei toner (e – nel caso – dei tamburi) che dovrai acquistare in seguito.

E siccome è giusto che tu possa farti due calcoli prima di decidere quale stampante ti serve, questa è assolutamente una cosa di cui informarsi.

Infatti, se la stampante che scegli monta una cartuccia monoblocco (toner e tamburo insieme), quando si esaurisce li sostituisci entrambi – essendo un pezzo unico – e ha un certo prezzo.

Diverso è il discorso se la stampante monta i toner separati dai tamburi. È vero che dovrai sostituire il toner tutte le volte che si esaurisce, ma ogni tot. toner sostituiti dovrai pure cambiare il tamburo.

Quindi, magari i toner costano un pochino meno, ma devi considerare anche la spesa da affrontare ogni tanto per il tamburo.

DOMANDA #6: Quante copie fanno i toner previsti dalla stampante?

La cosa forse più importante di tutte da sapere (e anche questa nessuno te la dice…) quando ti trovi a dover scegliere la tua nuova stampante per l’ufficio è: quante copie fanno i toner previsti?

Prima di tutto devi sapere che una stampante può montare anche due tipi diversi di toner, a bassa e ad alta capacità (es. 3000-6000 copie).

Il rivenditore purtroppo non lo specifica mai in fase di acquisto. Così il più delle volte succede che quando devi ordinare il toner leggi – giustamente – il codice che compare sul toner montato nella stampante.

Peccato che quello è il toner a bassa capacità (che è sempre in dotazione sulle nuove stampanti), mentre se tu sapessi che esiste quello ad alta capacità, potresti iniziare a risparmiare fin da subito!

Nel caso dell’esempio riportato sopra il toner da 6000 copie non costa il doppio rispetto a quello da 3000, altrimenti ovvio che non staremo qui a parlarne…

I toner ad alta capacità, in proporzione al numero di copie che fanno, costano sempre molto meno rispetto a un toner a bassa capacità e quindi per te risultano più convenienti.

Fai una ricerca su Internet scrivendo un codice qualsiasi, per esempio di una stampante HP Laserjet Pro 400 M401, e vedrai che monta sia un toner da 2700 copie che uno da 6900 copie.

Quindi, come vedi, sono ben 4200 copie di differenza e puoi verificare che il prezzo più conveniente (ma di molto!) è quello del toner più capiente.

DOMANDA #7: E quante copie posso stampare io con quei toner?

Il numero di copie che fa un toner – stabilito dalle case madri – viene considerato per una copertura del foglio del 5%: lo sapevi?

E sai cosa significa?

Ti faccio un esempio pratico:

• poniamo che tu abbia un toner da 1500 copie e stampi 1500 fogli che hanno solo l’intestazione del tuo studio;
• con lo stesso toner vuoi stampare 1500 modelli F24, ma dopo meno di 1000 copie il toner è esaurito e sai perché?

Proprio qui si spiega la differenza di “copertura del foglio” o, se preferisci, puoi chiamarla “intensità di stampa”.

Per intenderci, è ovvio che se stampi solo la tua intestazione, la stampante usa poco toner (la pagina è quasi completamente vuota), mentre per gli F24 di toner ne serve parecchio per stampare tutti i campi scuri (la pagina è quasi tutta piena).

Ecco perché molte volte ti sarà capitato di stupirti della durata troppo scarsa di un toner (che non ha fatto il numero di copie indicato).

Ed è solo in questi momenti che ti rendi conto di quanto sia importante il tipo di stampe che devi fare e non solo la quantità.

Quindi non devi pensare che con un toner da 1500 copie stampi 1500 fogli, perché come ti dicevo poco fa dipende dal tipo di stampe che devi fare.

Proprio per questo motivo, quando stai per acquistare la tua nuova stampante, non devi solo sapere quante copie fa il toner, ma anche quante copie puoi fare TU con quel toner.

Si tratta di spiegare al rivenditore che tipo di stampe devi fare per il tuo lavoro.

Solo così riesci a capire qual è la più adatta per te, per non rischiare di trovarti a dover comprare tanti toner troppo spesso perché non ti bastano mai.

Valutando questa cosa PRIMA di comprare la stampante puoi stare certo che risparmierai un bel po’ di soldi in seguito nell’acquisto dei toner.

Ed ora l’ultima domanda che ti può salvare…

DOMANDA #8: Chi può darmi consigli specifici sulla stampante che fa per me senza sbagliare?

Di sicuro non ti conviene affidarti ai consigli di qualche amico/conoscente, oppure farti attirare da una stampante che vedi in offerta al supermercato.

Sai per quale motivo? Semplicemente perché magari chi te la consiglia si trova bene ed è contento. Ma non è detto che abbia le tue stesse necessità, il tuo stesso numero e tipo di copie da stampare al mese o all’anno.

Se invece vai al supermercato, nessuno ti aiuterà a scegliere la stampante per l’ufficio: troverai stampanti in offerta e potrai solo leggere velocemente le caratteristiche sulla scatola, ma non puoi certo pretendere che il commesso ti ponga delle domande per appurare che faccia al caso tuo.

Ecco perché, se non vuoi pentirti del tuo acquisto, devi rivolgerti esclusivamente a personale specializzato, che – se possibile – si occupi a tempo pieno di stampanti e toner e abbia un’esperienza ultra decennale nel settore.

Solo così sei sicuro di ricevere le risposte alle tue domande e soprattutto i consigli giusti e mirati per le tue necessità.

Ricapitolando, come vedi sono tante le cose importanti da sapere su come scegliere la stampante per l’ufficio.

Ti consiglio quindi di tenere a portata di mano le domande che ti ho suggerito quando ti rechi dal rivenditore, in modo da fare davvero la scelta su “misura” per te.

In effetti sarebbe compito del personale specializzato, che magari è da decenni nel settore, farti le domande giuste per capire quale stampante è più adatta alle tue necessità.

Ma credimi che purtroppo il più delle volte non succede!

Cosa controllare prima dell’acquisto di una stampante

Puoi farti un elenco di alcuni modelli tra i quali scegliere, prendendo nota per ciascuno di:

• varie caratteristiche tecniche della macchina
• prezzi della macchina (se stampante o multifunzione)
• prezzi dei toner (se a bassa e alta capacità)
• prezzi dei tamburi – “drum” – (se separati dal toner)
• numero di copie (considerando l’intensità di stampa di cui hai bisogno).

A questo punto devi fare un lavoro accurato confrontando tutti i dati che hai raccolto e, se riesci a non “perderti” in questo groviglio di numeri, sarai in grado finalmente di scegliere la stampante giusta per il tuo ufficio.

Se invece ti rendi conto che la cosa si fa un po’ troppo complicata e non sei sicuro di fare la scelta giusta per le esigenze del tuo ufficio – e hai bisogno di consigli personalizzati – allora posso fare al tuo caso.

Scopri la consulenza “su misura” per le esigenze del tuo lavoro.

A differenza dei rivenditori in genere, io mi occupo esclusivamente di toner per stampanti e ho fatto questa scelta per aiutare e seguire i clienti nel loro acquisto.

Infatti devi sapere che per me è fondamentale avere clienti soddisfatti, che possono lavorare con la stampante che risponde esattamente alle loro necessità.

In questo modo hanno la possibilità di tagliare il budget della cancelleria, acquistando solo toner adatti al loro lavoro, evitando sprechi inutili.

Ti posso quindi offrire la mia consulenza che ho deciso di chiamare PrintHint e prevede l’analisi personalizzata di ciò che ti serve per le stampe del tuo ufficio.

A quel punto le domande le vedremo insieme. Te le farò io, e potrai star tranquillo che le risposte – con il mio aiuto – saranno impeccabili e senza margine d’errore.

Ed è proprio dalle tue risposte che potremo insieme stabilire se la stampante che stai utilizzando ti permette di lavorare al meglio oppure se stai rischiando di buttare dei soldi che potresti risparmiare (con un’attenta valutazione comparata con la situazione attuale).

Capisci che si tratta di una consulenza che richiede un lavoro molto specifico e preciso, con valutazioni più che accurate.

Se vuoi approfittare della mia consulenza potrai evitare di buttare tanti soldi in stampanti che non fanno per te e in toner che devi cambiare troppo spesso.

E così, d’ora in poi, avrai la certezza di poter utilizzare la stampante “su misura” per il tuo lavoro e gestire al meglio il budget del tuo ufficio.

Come scegliere la stampante per l’ufficio, allora?

Cosa succede se, nella fretta e nell’impazienza, sbagli a rispondere anche a una sola di queste domande? Oppure non ti va di farle perché credi di perdere tempo?

Sappi che le conseguenze di una scelta affrettata ti costeranno care!

Come in tante cose della vita, anche in questo caso “la fretta è una cattiva consigliera”… perché ti può portare ad agire d’impulso e a fare una scelta di cui, il più delle volte, ti pentirai poco dopo.

Nel corso degli anni della mia attività ho conosciuto diversi clienti che hanno dovuto acquistare una stampante “al volo”.

E a te non è mai successo di trovarti nella loro situazione? E’ meglio non prendere una decisione affrettata.

Infatti, se sottovaluti anche solo una delle domande che ti ho elencato – perché sei di fretta e non hai tempo – potresti davvero pentirti subito dopo della tua scelta.

E cioè ritrovarti ad avere una stampante a colori che ti consuma le cartucce senza usarle, oppure spendere molto di più di quanto immaginavi perché non hai considerato il costo del tamburo.

O ancora dover comprare più toner del previsto – e mandare in fumo il budget della cancelleria – perché la tua nuova stampante sembra che “li divori…” (se non hai considerato il tipo di stampe e il volume che ti serve per il tuo lavoro).

In questa articolo-guida ho cercato di darti preziose informazioni per scegliere con cura la stampante adatta alle tue necessità. Per ogni domanda ti ho specificato tutto ciò che devi sapere prima di valutare il tuo acquisto e i pro e contro di una scelta rispetto a un’altra.

Quindi se non vuoi sbagliare a scegliere la stampante per l’ufficio non ti resta che scegliere la consulenza su misura che ho pensato per te!

Paola Occelli

di Prontotoner.com